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2015-09-17

【保存版】マイナンバー奮闘記~零細企業・小規模事業主はどれくらい対応すれば良い?~

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【はじめに】
この記事で言っていること

  • ・小規模民間事業主向けの、社会保障・税番号制度<マイナンバー>の対応について
  • ・概要・やることリストとそれぞれの詳細、困ったときの相談先について箇条書きでまとめた
  •  - 対象書類の洗い出しと対応必要時期、取得方法と安全管理措置が特に重要だと思われる
  •  - 税理士や社労士に委託している場合は、まず委託先へ相談するのが良さそう

まいどっ!戸田理平商店の若旦那(見習い)です。

法律関連で言えば安保法案の方が現在は佳境に入っていますが、
今回は社会保障・税番号制度<マイナンバー>についてです。

まだそれほど話題になっていないかもしれませんが、来月からマイナンバー(個人番号)の通知が始まります。
一個人として、であれば、様子を見ながら個人番号カードを活用していけば良いと思っています。
が、問題なのは、事業主としても対応することがある、ということです。

社長が「色々やらなくちゃいけなくて大変なんでしょ?」と不安がっていたので、ちょっと調べてみました。
「ウチのような小規模事業主では何を対応すれば良いのだろう?」と同じように漠然と不安を感じている方々にも参考になればと、従業員(パート含む)数名規模の零細企業を想定しての対応について箇条書きでまとめてみました。

但し法律については全くの素人ですので、あくまで参考程度として下さい。

◆概要

住民票を持つ個人すべてに固有の個人番号、会社には固有の法人番号が割り振られ、
・社会保障(年金、労働、医療、福祉)
・税
・災害対策
の行政手続で必要になる。

2015年(平成27年)10月から通知が開始され、2016年(平成28年)1月から順次、利用が始まる。

民間事業者や個人事業主も、税と社会保険の手続きで(自身及び従業員の)マイナンバーを取り扱う。
(源泉徴収票などの書類に、個人番号記載欄が追加されるイメージ)

従業員から個人番号を取得する際、以下の点に注意する。
・利用目的を伝える
・伝えた用途以外に利用してはいけない
・本人確認を行う
・保管する際は安全管理措置が必要

◆やることリスト

①対象業務(利用ケース)の洗い出し
– 対象書類、対象者②スケジュール策定
– 対処方針検討スケジュール、個人番号収集スケジュール
→対象書類で個人番号記載が必要になるタイミングから逆算するのもあり

③対処方針の検討
– 体制・規定・収集や管理方法(安全管理措置も)・システム改修 等
– (個人番号取得時に必要な)本人確認の方法についても検討
– (税理士・社労士などに委託している場合は)委託先と相談

④個人番号収集
– 事前に利用目的を伝える

⑤委託先の監督
– 必要に応じて契約締結

⑥法人番号についての対応
– 対象業務の洗い出し、スケジュール策定、対処方針の検討
– ホームページでの公開について

①対象業務(利用ケース)の洗い出し

【ポイント】
・各書類に対して対象者・提出時期も押さえる
→従業員の家族のマイナンバーまで必要なケースもある
・委託先にも確認して洗い出しを進める

民間事業者で多そうなものは以下の通り。

【社会保障分野】健康保険・雇用保険・厚生年金などの該当書類
健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得・喪失届
報酬月額算定基礎届/
報酬月額変更届
健康保険被扶養者(異動)届
健康保険・厚生年金保険産前産後休業/
育児休業等取得者申出書・終了届
国民年金第3号被保険者関係届
【税分野】申告書や法定調書
給与所得の源泉徴収票(税務署)/
給与支払報告書(市区町村)
退職所得の源泉徴収票(税務署)/
退職所得の特別徴収票(市区町村)
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書
不動産の使用料等の支払調書
不動産等の譲受けの対価の支払調書
不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書
公的年金等の源泉徴収票
新株予約権の行使に関する調書
株式の無償割当てに関する調書
配当等とみなす金額に関する支払調書
株式等の譲渡の対価等の支払調書
交付金銭等の支払調書

②スケジュール策定

・雇用保険関連は2016年(平成28年)1月~、
厚生年金・健康保険関連は2017年(平成29年)1月~、
税関連は2017年(平成29年)2~3月の確定申告期から

・各種検討を2015年中に済ませておけば安心

・最も早く必要になるであろうシーンは?
– 繁忙期に短期のパート・アルバイトを雇う場合、その期間内にマイナンバーを取得しておく
– 退職・採用がある場合は、その際
– 特に動きがなければ、2017年(平成29年)2~3月の確定申告期までないかもしれない

③対処方針の検討(安全管理措置など)

・体制→責任者・担当者を決める

・まずは委託先と相談

・本人確認について
毎日顔を合わせる従業員なので、対面による知覚で大丈夫そう
→政府資料にも以下のように記載されている

雇用関係にあるなど、人違いでないことが明らかと個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元(実存) 確認書類は要しない

・収集した個人番号の保管
– 電子保存(PC)か紙面保存かを規定
– 安全管理措置を検討
→PCならセキュリティソフト対応を十分にし、該当データにパスワードロックなどの処理
→紙なら年度毎にファイリングなどして施錠保管

・廃棄規定(保存期間後や不要になった際の処理など)を定める

④個人番号収集

・どのような書類で利用するためかを事前に伝える
→「源泉徴収票作成、健康保険・厚生年金保険届出、雇用保険届出に必要」という表現で良さそう

・通知カードまたはIC付きの個人番号カードを受け取り、番号を控えた後、返却
(対面知覚による本人確認)

⑤委託先の監督

・委託先の追加・変更が必要であれば、委託先の選定

・必要に応じて契約締結
→(税理士や社労士ら)士業の方であれば、既に契約書類への追記対応をしてくれている可能性もある

⑥法人番号についての対応

・通知は2015年(平成27年)11月11日から順次(愛知県の場合)

・ホームページ公開の検討

・取引先の法人番号をシステムや事務処理に活用するかの検討

◆困ったときの相談先

0570-20-0178 (全国共通ナビダイヤル)
平日9:30~17:30(土日祝日・年末年始を除く)
(IP電話等でつながらない場合は050-3816-9405へ)
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/contact.html

困ったら、上記コールセンターか委託先に相談できれば安心。

最後に、
今回のマイナンバー対応を調べるにあたり、知人の社労士(社会保険労務士)に相談し、色々と教えて頂けました。
既にマイナンバー対応で、契約書類に上記⑤委託先の監督に関する文言追記などをやっているのだそうです。

東三河近辺の事業主の方で社労士をお探しの方、敏腕社労士を紹介しますので御興味があればお尋ね下さい!

というわけで、今回はマイナンバー制度に対する小規模民間事業主の対応についてまとめてみました。
当店のように税理士さんらに委託しているケースが多いのかなと勝手に思っておりますので、「まずは委託先に相談!」が手っ取り早いかもしれません。

これをお読み頂いた小規模事業主の方は、いざ対応をする際に困らないよう本記事を是非ブックマーク登録などしておいて下さい。
小規模民間事業者の従業員の方は、事業主さんがマイナンバー対応に困ってないか是非伺ってみてあげて下さい。
そして困っていたら、この記事を御紹介頂ければ幸いです。

ではでは、コンプライアンス戸田海苔(※)を今後ともごひいきにっ!
(※)戸田理平商店は法令遵守します!というニュアンスです。
余談ですが、タイトルに奮闘記と付けておいて、ストーリーがないことに今気付きました…御容赦下さい。


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